עבודה יעילה של החברה היא הכשרון של הקולקטיב עובד כולו. אם בארגון כזה כל עובד מתמודד עם משימות להגדיר, באותו זמן יכול להשתלט על עבודתו של מנהיג מעולה, הצלחה ברורה. בואו ננסה לברר מהם העקרונות של משלחת הסמכות ומה היא המשלחת בניהול הזמן .
מהי משלחת של סמכות?
לא כל מנהיג יודע מה המשלחת. משלחת הסמכויות נתפסת כתהליך של העברת חלק מתפקידי המנהל למנהלים או לעובדים אחרים על מנת למלא משימות מסוימות של הארגון. הוא משמש הן כדי לשפר ולייעל את כוח העבודה של המנהל. נהוג לזהות את המושגים ההופכים את התהליך שבו ניתן להאציל סמכויות. זהו מושג קלאסי, כמו גם את הרעיון של קבלת הסמכות.
פסיכולוגיה של משלחת הסמכות
במפעלים ובארגונים, משלחת הסמכות היא תהליך העברת ראשי חלק מעבודתם לאחרים. משלחת כזו מוצדקת מבחינה פסיכולוגית אם:
- המנהל הוא overworked ולא יכול לפתור את הבעיה בכוחות עצמו.
- באמצעות העברת העבודה לעובדים, המנהל יהיה יותר זמן לפתור בעיות חשובות מאוד שניתן לפתור רק על ידי אותו.
- עובדים כפופים פיתחו מוכנות ניהולית ויש צורך לערב אותם בהשתתפות בהכנת ואימוץ החלטות ניהוליות חשובות.
עם זאת, לפעמים במהלך תהליך המשלחת מותרות השגיאות הבאות:
- משלחת של סמכויות מבלי להקצות אחריות מסוימת לעובדים.
- תהליך העברת חלק מהעבודה מנוגד לחובות העובדים.
- משלחת אחריות ללא סמכות.
במה שונה המשלחת מקביעת משימות?
לעתים קרובות, מנהלים מניחים מושגים כגון המשלחת והצהרת משימות עבור אותו דבר, אם כי בפועל שתי פונקציות אלה נבדלות זו מזו. לכן, המהות של המשלחת טמונה בתהליך של העברת חלק מסוים של העבודה מן המנהיג אל הכפופים. לגבי ניסוח של משימות, כאן אנו מדברים על עבודות הכרחי המתייחסים חובות הרשמי של העובד.
יתרונות וחסרונות של המשלחת
לפני הגשת העבודה שלך לכפוף, חשוב לחשוב על ההשלכות, שכן המשלחת של סמכות יש יתרונות וחסרונות שלה. ברור, זה מניע עובדים לעבוד אפילו יותר פרודוקטיבי וחתירה לצמיחה בקריירה. בנוסף, המשלחת בניהול היא כלכלית רווחית מאוד עבור הארגון. עם זאת, במקביל, מנהלים צריכים להבין כי על ידי העברת העבודה שלהם הכפופים להם, הם עלולים להרוס את הזמן ואת אחריות מוטלת על כך את ההנהלה הגבוהה.
היתרונות של האצלת הרשות
יש יתרונות כאלה של המשלחת:
- תהליך העברת העבודה לכפופים הוא שיטה אפקטיבית של מוטיבציה. לכן, אם המנהל מעביר את עבודתו אל פקיד, ובכך להגדיל את אחריותו ואת הפרודוקטיביות הגוברת.
- תהליך זה הוא דרך טובה מאוד כדי לשפר את הכישורים של העובדים. אם אדם עושה עבודה חדשה בשבילו, זה יעודד אותו לשלוט בתחום פעילות לא מוכר ובעתיד להשתמש בידע שנרכש וניסיון.
- משלחת הסמכות היא תמריץ עצום בעבודתם של הכפופים, שחשים עצמם כאדונים בתחומים מסוימים של עבודה. עם הזמן, זה רגילים לעצמאות ומכין אנשים לעבור לעמדות גבוהות.
- תהליך העברת העבודה לכפופים חוסך את כספי החברה.
- המשלחת היא דרך מצוינת להאיץ תהליכים מסוימים. המנהל לא יכול ולא צריך להבין הכל. זה מועיל להעביר משימות כאלה לכפופים.
- תהליך זה הוא הזדמנות מצוינת להתרכז במשימות משמעותיות ומורכבות יותר. לכן, כאשר מנהל משמרת עבודה שגרתית לכפופים לו, ובכך הוא משחרר זמן לפתרון בעיות חשובות וביצוע פרויקטים בעדיפות.
חסרונות של משלחת של סמכות
לתהליך כזה, כמו משלחת של סמכות בארגון, יש את החסרונות הבאים:
- כאשר מעבירים את חובותיהם לעובדים, המנהל אינו יכול להיות בטוח באיכות הביצוע המתאימה. מסיבה זו, המשימה העיקרית כאן תהיה הבחירה של מומחה המוסמכת בעניין זה.
- הסבירות כי עובד לא יוכל להתמודד עם משימות שהוקצו. בעת קביעת מועדים, חשוב להשאיר כמה ימים עבור כוח עליון אפשרי.
- האחריות למשימה המבוצעת או שלא מומשה בכל מקרה תישא על ידי המנהל. למרות שחלק מסוים מהאחריות מוקצה לעובד, המנהל, ולא הכפוף, יצטרכו לדווח על המשימה שלא הושלמה בזמן.
- ההסתברות שהפקוד יבצע את המשימה המוצעת עדיפה על המנהיג.
משלחת של סמכויות בניהול
מטרותיו מוקנות סמכות בעבודתו של המנהל:
- שחרור הזמן האצלה לפתרון בעיות שבהן הוא קשה יותר, או בכלל לא ניתן להחליף.
- הגברת המוטיבציה לאלו שאליהם מופקדת הסמכות.
- הגברת האמון בצוות העבודה.
- בדוק את הכפופים לתפקיד.
בתיאוריות של משטר דמוקרטי, משלחת מובנת פירושה שלכל אדם יש את כוח הלידה, או בהתאם לזכויות האזרח. האזרחים יכולים להאציל סמכויות אלה בתהליך הבחירות כדי למלא משימות ספציפיות הדורשות התמחות וכישורים, כולל מיומנויות ניהוליות.
מטרות המשלחת
אני מבחין בין מטרות אלה של משלחת הסמכות:
- להגביר את היעילות של הכפופים.
- הפחת את העומס של מנהלים, לשחרר אותם מהמחזור וליצור את התנאים המקובלים ביותר לפתרון משימות ניהול אסטרטגי ואסטרטגי. במקרה זה, האצלה נלחמת במחזור.
- רכבת עובדים פוטנציאליים בעתיד כדי ליצור עתודה צוות.
- להגדיל את המעורבות ואת המחויבות של העובדים. המשלחת יכולה להיתפס כאמון מיוחד ובאותה עת להיות אמצעי לעידוד מוסרי.
כללים למשלוח סמכויות
יש כללים כאלה של משלחת:
- הסמכות העצמית חייבת להיות מועברת רק לטובת העניין, ולא ליוקרה.
- יש להשתמש במשלחת הסמכות ככלי לחיזוק הביטחון העצמי של העובדים.
- הנציגים זקוקים לתמיכת המנהל. לשם כך אתה צריך להיות מוכן.
- חשוב לשקול את ההסתברות של קבלת החלטות שגויות ולא מדויקות ביותר. עם זאת, יש משימות, הפתרון של אשר חייב להיות ללא דופי. משימות כאלה לא צריך להיות מואצלת כפוף.
- את האישורים ואת הפונקציות יש להעביר ישירות לאדם אשר יבצע את המשימה.
- ביקורת צריכה לבוא לידי ביטוי זהיר. יש להבין את המצב ולדרוש הסברים לגבי הסיבה לכך שהתרחשה טעות זו או אחרת.
- על המנהל לקבל אחריות על כל ההחלטות.
סוגי המשלחות
תהליך כזה כמו המשלחת בניהול מחולק לשני סוגים עיקריים:
- משלחת של סמכויות ללא העברת אחריות היא תהליך של העברת עובדים למשימות שאחריותן נותרת בידי המנהל. לכן, הכפוף מבצע את המשימה שהוקצתה, מדווח למנהל, והוא מדווח לממונה עליו
- המשלחת של הסמכות והאחריות היא תהליך של העברת לא רק הקצאות אל הכפוף, אלא גם אחריות ליישום שלהם לפני ניהול גבוה יותר.
משלחת היפוך
לפעמים בעיות של משלחת של סמכות להפוך את המנהל לחשוב על הצורך להעביר את העבודה הכפופים לו. במיוחד כאשר מנהיג פניו משלחת לאחור. תחת משלחת לאחור הוא הבין מצב כזה, כאשר העובדים להחזיר את המשימה שהוטלה על המנהל. בין הסיבות לתהליך זה:
- הכפופים לא רוצים לקחת סיכונים.
- חוסר הביטחון של הכפיף בכוחם.
- הכפיף אין את המידע הדרוש והזדמנויות להתמודד בהצלחה עם המשימות.
- המנהל אינו יכול לסרב להגיב לבקשות לעזרה.
ספרים על האצלת סמכויות
אל תעשו טעויות מעצבנות בתהליך של העברת עבודה מהמנהל אל הכפוף יעזור ספרים על המשלחת:
- "One-Minute Manager and Monkeys" קנת בלנשרד . הספר מספר על מנהל מטומטם, שלא היה מסוגל להתמודד עם עבודתו. רק כאשר אדם למד לשלוט בקופים הוא הבין היכן הוא עושה טעויות בעבודתו.
- "איך להאציל סמכויות. 50 שיעורים על מדבקות »סרגיי פוטפוב . מאמן עסקי ידוע בספרו מדבר על טריקים מעשיים בתהליך לא פשוט כזה של משלחת.
- "משלחת הסמכות" ריצ'רד לוק . הספר יספר לכם מדוע חשוב לכל מנהיג להאציל את כוחותיו, אילו שלבים התהליך מורכב וכיצד לפתור את הבעיות המרכזיות.